Aufgaben abarbeiten in WEG+


Sie können WEG+ nutzen, um Aufgaben zu verteilen, abzuarbeiten und über den Bearbeitungsstand zu kommunizieren.

Einzelne Themen in WEG+ kann man sich zur Abarbeitung vorknüpfen.

Zunächst mal können Sie sich in der Themenübersicht eine Übersicht über alle Themen verschaffen. Hier sehen Sie die aktuellen Themen - neue und in Bearbeitung, sowie ein Filter für die Ihnen zugewiesenen Themen.

Themenübersicht in WEG+

Die Zuweisung eines Themas an einen Nutzer ist die erste Möglichkeit, WEG+ zur Aufgabenbewältigung zu verwenden.

Dabei kann der Autor eines Themas bereits das Thema zuweisen, bspw. einem Beiratsmitglied oder der Verwaltung. Oder Sie können sich selber als zuständig erklären.

Ein Nutzer legt ein Thema an, bspw. eine Problemmeldung. In diesem Beispiel hat er die Verwalterin gleich als zuständig markiert.

Problem-Meldung

Sobald Sie sich dem Thema widmen, ändern Sie den Bearbeitungsstand von Neu auf in Bearbeitung - so sieht jeder ob das Thema bearbeitet wird oder noch wartet.

Bearbeitungsstatus auf in Bearbeitung setzten

Nun könnten Sie dem Ersteller antworten, bspw. dass Sie Angebote einholen - effizienter ist es jedoch, einfach die Anfrage aus dem System heraus zu generieren - dann sieht der Nutzer auch, dass Angebote eingeholt werden.

Nutzen Sie hierzu die Email-Funktion in WEG+

Schreiben Sie Ihre Emails direkt aus WEG+ heraus

Bei Verwendung der Email-Funktion in WEG+ öffnet sich Ihr gewohntes Email-Programm automatisch. Sie können dann Ihre Email wie gewohnt schreiben.

Email-Funktion: Ihr gewohntes Email-Programm öffnet sich

Für jedes Thema generiert WEG+ eine eigene E-Mail-Adresse. Wenn diese z.B. im CC-Feld einer E-Mail verwendet wird, erscheint die E-Mail automatisch innerhalb der Kommentarliste des entsprechenden Themas.

So können Nutzer den Bearbeitungsstand einfach erkennen. Ein Kommentar wie „Ich hole Angebote ein“ erübrigt sich dadurch.

Nutzer sehen - die Angebotsanfrage ist verschickt

So lange auch der Adressat der E-Mail auch wieder an die WEG+-Adresse antwortet, erscheint auch die Antwort-E-Mail automatisch im Thema.

So bleibt die gesamte Kommunikation zu einem Thema gebündelt an einem Ort.

Angebot kommt direkt zu WEG+

Sie können auch beliebige E-Mails an ein Thema in WEG+ weiterleiten (z.B. auch wenn die Antwort auf Ihre E-Mail nicht auch an die WEG+-Adresse geschickt wurde). Dazu können Sie mit dem Button die entsprechende E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren und in Ihrem E-Mail-Programm als Empfänger verwenden.

Für jedes Thema generiert WEG+ eine eigene Email-Adresse

Nun sind die anderen Nutzer an der Reihe, denn nun können die Angebote in WEG+ besprochen und ggf. abgestimmt werden.

Im Rahmen der Aufgabenabwicklung könnte man jetzt bspw. die Zuständigkeit auf ein Beiratsmitglied legen - dann ist klar wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.

Für komplexe Themen haben wir übrigens eine Abstimmungsfunktion in WEG+

Diskussion, Verantwortung und Freigabe klar ersichtlich

Sobald der Auftrag raus gehen soll, lässt sich die Auftragserteilung dann wieder über die Email-Funktion von WEG abwickeln. Bzw. können Sie das auch aus Ihrem Email-Program heraus erledigen, nehmen Sie einfach nur das Thema in cc.

Auftragserteilung aus WEG+ heraus

Werden Emails konsequent aus WEG+ heraus oder zumindest mit entsprechender Themen-bezogener Email-Adresse geschrieben, bleibt alles schön ordentlich und für alle nachvollziehbar.

Nun können Sie das Thema als abgeschlossen markieren.

Aufgaben abschließen

Für manche Themen eignet es sich, die erledigten Aufgaben zunächst bei einer Begehung zu begutachten, und erst dann als abgeschlossen zu markieren.

Hier bietet es sich an, eine Sammlung für die nächste Begehung anzulegen und das Thema dort zu führen.

Ebenso könnte man eine Sammlung anzulegen für Themen, die eine Freigabe durch den Beirat erfordern.

Aufgabe für die Beiräte zum OK sammeln, Zuständigkeit Beirat zuweisen
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